EVITE LOS PECADOS CAPITALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA
Durante los últimos años, la gestión documental se ha visto como una tarea administrativa concreta: ordenar y archivar grandes cantidades de documentos en formato papel o electrónicos en servidores y computadoras que se consultan por distintos departamentos.
Esta visión es errónea ya que la información es el principal activo de una empresa o institución. Una práctica que queda plasmada en informes de auditoría indicando errores que no se deben a la falta de un sistemas de gestión documental sino a las malas decisiones estructurales que desencadenan sanciones administrativas, legales, financieras hasta de daño reputacional.
Para ayudar a los encargados de tomar decisiones de un sistema de gestión documental enumeramos los principales.
Un sistema de gestión del documento y archivo electrónico no es solo archivar. Reducir la gestión documental a carpetas, cajas o repositorios digitales es uno de los errores más frecuentes.
Esta mala practica provoca que los documentos existen, pero no sirven como evidencia, no respaldan decisiones ni protegen a la organización.Creer que la compra de tecnología es la solución es otro error común. En búsquedas en intenert aparecen menciones de cual o cuales son las mejores software de gestión documental. La realidad, es que comprar un sistema sin reglas claras ni gobernanza previa es un pecado recurrente. Al final, a tecnología se llena de documentos desordenados, duplicados y sin valor probatorio. El riesgo sigue intacto.
La falta de una adecuada Gobernanza de la Información impide definir las responsabilidades claras. Cuando “todos” son responsables de los documentos, en realidad nadie lo es. Esto provoca que no haya rendición de cuentas y no hay a quién pedir explicaciones en una auditoría o conflicto legal.
Guardarlo todo “por si acaso” en la nube genera gastos inneccesarios hasta la perdida de información. La acumulación indiscriminada de información es una falsa sensación de seguridad. Esta practica aumenta los riesgos legales, los costos y la dificultad para encontrar la evidencia correcta cuando se necesita.
No pensar en el ciclo de vida del documento. Crear documentos electrónicos sin definir cómo se conservan, usan y eliminan es una práctica habitual. Está omisión genera que la Información crítica se pierda y la obsoleta se convierte en un riesgo innecesario.
Tratar los metadatos como un detalle técnico. Ignorar el contexto, la trazabilidad y los metadatos es un error silencioso. Esto que provoca que no se puede demostrar su autenticidad ni su fiabilidad.
Dejar la gestión documental fuera de la estrategia. Cuando la gestión documental no está alineada con los objetivos del negocio, se vuelve irrelevante. Se percibe como burocracia y no como una herramienta de control y valor para la toma de decisiones.
No involucrar a la alta dirección carece de liderazgo, cualquier sistema está condenado al abandono ante la alta autoridad, recursos y cultura de cumplimiento.
Pensar que el proyecto “ya terminó”. Creer que la gestión documental es un proyecto con fecha de cierre es un error crítico. Este es un proceso continua. No tomar las previsiones con lleva a que la información pierda su valor y la entidad no este capacidad de evolucionar.
La mentalidad conformista de “Confiar más en la costumbre que en el control” – “Siempre lo hemos hecho así” sigue siendo uno de los mayores enemigos. Lleva a una organización a operar sin o con información incompleta, datos inexactos o pocos confiables.
Para entender qué es un Sistema de Gestión Documental y del Archivo Electrónico, en el libro El Éxito de la Gobernanza de la Información se plantean de forma clara los conceptos y las normas ISO que lo sustentan, como una herramienta que permite abordar desde el diseño del sistema, las necesidades que deberán cumplir los proveedores de software, hasta las políticas que permiten administrar la información, analizar indicadores y asegurar la rendición de cuentas.
De este modo, el libro muestra que la gestión documental no es un problema técnico ni operativo, sino un componente clave de la gobernanza de la información y de la toma de decisiones en las organizaciones.
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